Die Automatisierung eines Geschäftsprozesses, entweder vollständig oder teilweise, während dessen Dokumente, Informationen oder Aufgaben von einem Beteiligten zum anderen zur Weiterverarbeitung weitergeleitet werden, bezeichnet man als Workflow. Die Beteiligten können dabei sowohl Mitarbeiter als auch elektronische Systeme sein. In der heutigen Zeit finden solche Prozesse noch weitgehend manuell statt und sind daher sehr anfällig für Fehler oder Auslassungen. Das wirkt sich natürlich auf die gesamte Leistung des Unternehmens aus, insbesondere dann, wenn viele Prozesse davon betroffen sind. Die Lösung dieses Problems liegt in der Nutzung moderner Workflow-Systeme.

Warum Workflow?

Das Workflow Management besteht aus der Automatisierung von Geschäftsprozessen, oder "Workflows", in denen Dokumente, Informationen oder Aufgaben, basierend auf festgesetzten Regeln oder Prozeduren, weitergeleitet werden. Workflow-Lösungen sind aus vielen unterschiedlichen Aufgaben heraus entstanden. Während einige Lösungen als reine Workflow-Software-Anwendungen entstanden sind, haben sich andere aus Image-Management-Systemen, Dokumentenmanagement-Systemen oder Datenbanksystemen entwickelt. Jeder dieser Ansätze bietet eine Reihe von Stärken, von denen der Benutzer profitieren kann. Die Implementierung eines auf Standards basierenden Ansatzes für das Workflow-Management erlaubt es dem Benutzer, die unterschiedlichen Vorteile zu nutzen und in einer starken Infrastruktur zusammenzufassen.

Die Vorteile des Workflow-Management sind vielfältig. Zu ihnen gehören:

• Gesteigerte Effizient - Die Automatisierung von Geschäftsprozessen resultiert in der Eliminierung vieler unnötiger Schritte und Fehlerquellen.
• Bessere Prozess-Kontrolle - Verbesserte Verwaltung von Geschäftsprozessen durch standardisierte Arbeitsmethoden und durch die Verfügbarkeit von Audit-Pfaden.
• Besserer Kundenservice - Konsistenz innerhalb von Prozessen führt zu stärkerer Vorhersehbarkeit und Zuverlässigkeit, was die Reaktion auf Kundenanfragen angelangt.
• Flexibilität - Die Kontrolle von Prozessen durch Software-Lösungen erlaubt ihre Neugestaltung immer dann, wenn veränderte Geschäftsstrukturen und -anforderungen dies verlangen.
• Verbesserte Geschäftsprozesse - Die Fokussierung auf Geschäftsprozesse führt zu einer besseren Ausrichtung und Vereinfachung.