Die Flut von physikalischen und digitalen Dokumenten in einer globalen Organisation kann selbst die besten Informations-Infrastrukturen unter sich begraben. Die Kontrolle über diesen Informationsfluss zu erlangen, ist nur der Anfang in einer Reihe von Anforderungen. Der nächste Schritt besteht in der schwierigen Aufgabe zu entscheiden, ob eine Datei erhalten bleiben soll oder nicht. Egal ob es um gesetzliche Richtlinien, regulative Anforderungen oder rechtliche Prozeduren geht: die Definition von Regeln für den Vorhalt von digitalen Inhalten endet oftmals mit mehr Fragen als Antworten.
Herkömmliche Record Management-Schemen waren auf die Bewegung von Papier ausgerichtet - Dokumente in Ordnern - in Mappen - in Boxen. Doch wie können Informationen, die elektronisch generiert wurden - von Office-Applikationen, aus Emails, Fax-Nachrichten, PDF-Dokumenten oder Webseiten - in diese Record Management-Praktiken eingebunden werden? Wie können alle Anwender innerhalb eines Unternehmens sofortigen und ihren Rechten entsprechenden Zugriff auf die Inhalte bekommen, die sie benötigen, ohne dass eine einzige Kontroll-Instanz als Torhüter fungiert?
Hummingbird RM generiert eine organisierte, sichere Umgebung für die Verwaltung des kompletten Lebenszyklus von physischen und elektronischen Wissensbeständen - von der Erstellung bis hin zur endgültigen Vernichtung. Benutzer haben die Möglichkeit, Dokumente schnell und einfach für die Verwahrung zu kategorisieren. Sie verwenden intuitive Windows-Schnittstellen, die eine einfache Suche, gemeinsame Benutzung und einen sicheren Zugang zu Dokumenten ermöglichen. Die skalierbare Infrastruktur, die von Hummingbird DM zur Verfügung gestellt wird, stellt sicher, dass das System konsistent verfügbar ist, so dass alle Benutzer die ihnen zugewiesenen Aufgaben zuverlässig durchführen können.
Hummingbird RM Administratoren können auf umfangreiche Sicherheitsfunktionen vertrauen, die vor unauthorisiertem Zugriff auf Datei-, Ordner-, Gruppen-, Benutzer- und File-Plan-Ebene schützen. Mit Berichten, die zuverlässig für die Vorhaltung oder die Vernichtung von Dokumenten erstellt werden, können Informations-Verwalter sich auf strategische Aufgaben, wie die Durchführung von globalen Klassifikationen oder die Erstellung physischer Inventare konzentrieren, die den gesamten Prozess weiter automatisieren.
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