Die Flut von physischen und digitalen Dokumenten innerhalb von Unternehmen kann selbst die besten Informations-Infrastrukturen unter sich begraben. Die Kontrolle über diesen Informationsfluss zu erlangen, ist nur der Anfang. Der nächste Schritt liegt in der oftmals schwierigen Entscheidung darüber, ob ein Dokument erhalten bleiben oder gelöscht werden soll. Ob es um gesetzliche Richtlinien, regulative Anforderungen oder rechtliche Prozeduren geht: Die Definition von Regeln zur Vorhaltung von Dokumenten resultiert oftmals in mehr Fragen als Antworten.

Traditionelle Records Management-Methoden fokussierten auf der Kontrolle und der Bewegung von Papier: Dokumente in Mappen, in Bindern und in Boxen. Doch wie können die Informationen, die elektronisch generiert wurden - von Office-Anwendungen über Email- und Fax-Systeme bis hin zu elektronischen Formularen, PDF-Dokumenten und Website-Inhalten - in diese Management-Praktiken eingebunden werden? Wie kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens sofortigen und ihren Rechten entsprechenden Zugriff auf die Informationen erhalten, die sie benötigen?

Kontrolle über den Lebenszyklus von Dokumenten

Moderne Records Management Lösungen generieren eine organisierte, sichere Umgebung zur Verwaltung von Dokumenten - von ihrer Erstellung bis hin zu ihrer Vernichtung. Diese Kontrolle erstreckt sich über alle in einem Unternehmen vorhandenen physischen und elektronischen Wissensbestände. Mit ihrer Hilfe sind Benutzer in der Lage, Dokumente über intuitive Systeme zu kategorisieren, zu suchen, zu verteilen und sicher auf sie zuzugreifen.

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