Elektronische Post ist als Standard-Kommunikationsmittel längst nicht mehr aus dem Büroalltag wegzudenken. Der Preis, den viele Unternehmen für den Einsatz von E-Mail-Systemen zahlen müssen, ist allerdings hoch. Das betrifft nicht allein die Anschaffungskosten, sondern vor allem die Aufwendungen für Betrieb, Verwaltung und Aufbewahrung der E-Mails. Weltweit werden täglich Milliarden elektronische Briefe verschickt, und die Tendenz ist steigend. Mailboxen mit einem Datenvolumen von 50 MegaByte und mehr sind nicht selten, an Mails angehängte Dateien wie Grafiken, Präsentationen oder Videos tragen zusätzlich zur Datenfülle bei.

Insbesondere die bei Exchange-Anwendern weit verbreitete lokale E-Maildatenhaltung in Form von PST-Dateien führt oft zu technischen Problemen auf den PCs und – in der Summe – zu enormen Folgekosten im Support-Bereich. Auch im Falle eines Release-Wechsels auf eine neue Exchange-Version verursachen die lokalen Mail-Daten zusätzlichen Aufwand, da alle PST-Dateien anschließend manuell importiert werden müssen. Die Tatsache, daß viele dezentral gespeicherten E-Mails geschäftskritische Informationen wie z.B. Kundendaten, Vertragsabsprachen usw. enthalten, bereitet den IT-Verantwortlichen ebenfalls zunehmend Kopfzerbrechen.

Ein Backup der E-Mails auf optische Speicher oder Magnetbänder führt dabei allein wegen der riesigen Datenmengen zu keiner dauerhaft zufriedenstellenden Lösung. Hinzu kommt, daß die Wiederherstellung einer E-Mail aus einem Backup-System in der Regel auch sehr zeit- und personalaufwendig ist, die benötigte Nachricht dem Anwender oft erst nach Tagen wieder zur Verfügung steht. Einen Ausweg aus diesem Dilemma verspricht nach heutigem Stand allein der Einsatz von Archivierungs-Systemen.

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