Unternehmen generieren heute Dokumente mit immer schnellerer Geschwindigkeit. Über diese Flut von Dokumenten die Kontrolle zu behalten ist nicht nur einfach eine Option - es ist lebensnotwendig. Hinzu kommen steigende Anforderungen an die Produktivität und die unternehmerische Kompetenz, die ein großes Maß an Informationen benötigen, die eine kontrollierte Verteilung und Verfügbarmachung von Dokumenten unerlässlich werden lassen. Unternehmen, die sich nicht an ein Rahmenwerk zur Katalogisierung, Verwaltung und Verteilung von Dokumenten über die gesamte Organisation hinweg - und oftmals bis hin zum Kunden, Zulieferer oder Partner - anpassen, begeben sich in einem von immer stärker werdendem Konkurrenzdruck geprägten Markt in eine außerordentliche Gefahr.

Ohne die richtigen Werkzeuge sind Informationsquellen nichts als Informations-Inseln, in denen Angestellte oft nur auf die Dokumente zurückgreifen können, die sie selbst generiert haben. Die Suche nach Dokumenten über Abteilungen und Niederlassungen hinweg - egal, ob es sich dabei um technische Dokumentationen, Kunden-Korrespondenz oder Berichte handelt - wird oftmals zu einem langwierigen, wenn nicht sogar unmöglichen Unterfangen. Als Ergebnis dieser Situation werden Dokumente oft mehrfach erstellt, wertvolles Wissen geht verloren und die Kosten der Information steigen an.

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Dokumentenmanagement-Systeme helfen dabei, mit unternehmerischen Plattformen zur Erfassung, Verteilung und zum Schutz von Wissen Dokumenten-basierte elektronische Informationen in echte Wissensbestände zu verwandeln. Über verteilte Bibliotheken werden Benutzeranfragen bequem und sicher ausgeführt - Benutzer werden in die Lage versetzt, Dokumente einfach und schnell zu finden, zu kontrollieren und weiter zu verteilen. Dokumentenmanagement-Systeme ermöglichen die Zusammenarbeit innerhalb von Teams und über Team- und Unternehmensgrenzen hinweg.

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